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1. Objeto

La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás actividades asociadas al tratamiento de datos personales en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008, la Ley 2157 de 2021, y las Circulares Externas 004 de 2019, 005 de 2020, 002 y 003 de 2024, emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

2. Responsable del Tratamiento

3. Marco Normativo

Esta política se rige por:

• Constitución Política de Colombia – Artículo 15
• Ley 1581 de 2012 – Régimen General de Protección de Datos
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
• Ley 1266 de 2008 – Habeas data financiero
• Ley 2157 de 2021 – Actualización en reporte negativo
• Circulares Externas 004 de 2019, 005 de 2020, 002 y 003 de 2024 – SIC

4. Principios Rectores del Tratamiento

En todas las etapas del tratamiento de datos personales, Eco Smart Construcciones S.A.S. garantiza el cumplimiento de los siguientes principios: Legalidad, Finalidad específica, Libertad, Veracidad y calidad, Transparencia, Acceso y circulación restringida, Seguridad de la información, Confidencialidad, Responsabilidad demostrada y Privacidad por diseño y por defecto.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales tratados por Eco Smart Construcciones S.A.S. serán utilizados con las siguientes finalidades:

• 5.1 Responder solicitudes, cotizaciones y consultas.
• 5.2 Establecer relaciones comerciales, contractuales, laborales o civiles.
• 5.3 Gestionar procesos administrativos, contables y tributarios.
• 5.4 Ejecutar procesos de selección, contratación y bienestar laboral.
• 5.5 Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• 5.6 Realizar análisis de satisfacción, mercadeo, fidelización y comunicaciones informativas.
• 5.7 Cumplir obligaciones legales ante autoridades competentes.
• 5.8 Registrar y gestionar bases de datos ante la SIC.

6. Categorías de Datos Tratados

• 6.1 Datos personales (nombre, cédula, dirección, correo, teléfono, etc.)
• 6.2 Datos sensibles (salud, biometría, información étnica, etc.)
• 6.3 Datos laborales y contractuales
• 6.4 Datos de menores de edad, con autorización de sus representantes legales
• 6.5 Datos públicos conforme al Artículo 5 de la Ley 1581 de 2012

7. Autorización del Titular

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de Eco Smart Construcciones S.A.S. requerirá autorización previa, expresa, informada e inequívoca del titular. Esta podrá otorgarse por medios físicos, electrónicos o conductas concluyentes, salvo en casos expresamente exceptuados por la ley (ej. mandato legal o autoridad). No se condicionará ningún servicio a la entrega de datos sensibles o de menores, conforme al artículo 6 de la Ley 1581.

8. Derechos del Titular

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informados sobre el uso que se les ha dado a sus datos
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos
• Acceder gratuitamente a sus datos

9. Procedimientos para Consultas y Reclamos

Las consultas y reclamos podrán presentarse por escrito o por correo electrónico a ecosmartconstrucciones@gmail.com

• Consultas: se resolverán en un término máximo de 10 días hábiles.
• Reclamos: se resolverán en un término de 15 días hábiles, una vez completo el reclamo.

En ambos casos, el titular deberá identificarse y proporcionar la información mínima necesaria.

10. Medidas de Seguridad

Eco Smart Construcciones S.A.S. implementa medidas físicas, administrativas, tecnológicas y contractuales para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos personales, incluyendo: control de accesos y perfiles, encriptación y almacenamiento seguro, políticas de seguridad informática, acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros y evaluaciones de impacto de privacidad en casos sensibles o automatizados.

11. Transferencia y Transmisión de Datos

Eco Smart Construcciones S.A.S. podrá transferir o transmitir datos a terceros, nacionales o internacionales, siempre que: Exista autorización expresa del titular, el tercero cumpla con estándares equivalentes de protección, se firme contrato de transmisión o se asegure el cumplimiento normativo.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

Eco Smart Construcciones S.A.S. ha inscrito sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), conforme a lo exigido por la SIC.

13. Uso de Inteligencia Artificial o Herramientas Automatizadas

En caso de implementar sistemas con IA o algoritmos de toma de decisiones automatizada, se garantizará: Evaluación de impacto en la privacidad (EIPD), transparencia y aplicabilidad del sistema, derecho del titular a obtener intervención humana, proporcionalidad, idoneidad y minimización de riesgos.

14. Vigencia de la Política

La presente política entra en vigor a partir del 22 de julio del 2025 y permanecerá vigente mientras subsista la finalidad del tratamiento. Las actualizaciones serán comunicadas a los titulares a través del sitio web y/o medios de contacto previamente autorizados.